Jak skutecznie pracować z domu?
Praca zdalna, kiedyś przywilej czy nawet pracowniczy benefit, w czasach epidemii stała się koniecznością i nową normą w większości firm. Kiedy praca rzeszy pracowników została przeniesiona z wielkich biurowców do mieszkań, gdzie niejednokrotnie na małej przestrzeni pracują lub uczą się także inni domownicy, wrzą ziemniaki, gra telewizor, ktoś dzwoni do drzwi, a pralka przypomina, że trzeba ją wyładować, znacznie trudniej o samodyscyplinę i motywację do pracy. Znasz to? Ja, tak. Zatem jak skutecznie pracować z domu? Zebrałam dla Ciebie wskazówki dotyczące zarządzania czasem i dopasowałam je do warunków panujących podczas pracy w domu. Zobacz, jak zorganizować swoją aktywność zawodową, by była bardziej efektywna i mniej stresująca.Wszystko ma swoje priorytety
Domowe warunki są znacznie mniej przewidywalne niż te panujące w biurze. Tu zawsze może coś “wypaść”. Skorzystaj więc z rad top menedżerów, których dzień pracy jest bardzo dynamiczny i pełen nieprzewidzianych wcześniej wydarzeń. Uszereguj swoje zadania nie według stopnia trudności, czy tego, ile czasu potrzebujesz na ich zrobienie, ale według ważności. Jeśli kluczowych rzeczy nie zrobisz w pierwszej kolejności, być może następna szansa na ich realizację nadarzy się dopiero późnym wieczorem, gdy nikt i nic nie będzie już przeszkadzać. Reguła ta przeczy popularnej zasadzie, by najpierw „zjeść żabę” czyli rozpoczynać dzień od najmniej lubianego zadania, by potem praca wyłącznie sprawiała przyjemność. Pracując z domu zdecydowanie warto zaczynać od zadań najważniejszych.1. Zapomnij o „to do list”. Pracuj z kalendarzem
Popularna lista rzeczy do zrobienia czyli „to do list” to często pułapka. Wpisujemy w niej litanię zadań, przez co bardziej przypomina listę pobożnych życzeń niż rzeczy faktycznie możliwych do zrealizowania w określonym czasie. Przekładane z dnia na na dzień niezrealizowane zadania zamiast porządkować pracę, tylko rodzą frustrację. Też tak masz? Ja pracuję znacznie skuteczniej i mniej się stresuję, odkąd zaczęłam „myśleć kalendarzem”. Wszystkie zadania, które mam zrobić, nawet te drobne, wpisuję od razu do harmonogramu, określając, ile czasu będę na nie potrzebować. Będziesz zaskoczona, jak duży procent Twojego dnia zabierają małe zadania, odpisywanie na maile i obowiązki poboczne. One także muszą mieć swój wyznaczony czas w Twoim kalendarzu pracy. Takie zarządzanie zadaniami powstrzyma Cię przed braniem na siebie zbyt wielu obowiązków na raz i pozwoli efektywnie i spokojnie pracować. Ma to też ścisły związek z moją kolejną radą…
2. Multitasking? Niekoniecznie
Czy wiesz, na czym polega największa pułapka pracy z domu? Że próbujesz być jednocześnie dobrym pracownikiem i ogarniaczką domowego życia. Tego nie da się pogodzić bez strat w każdej z tych sfer. Naucz się więc odpuszczać i nie próbuj robić wszystkiego na raz za wszelką cenę. Gotowanie obiadu dla całej rodziny w przerwie na lunch może po prostu się nie udać. Próbując robić zbyt dużo rzeczy w tym samym czasie, nic nikomu nie udowodnisz, a przypłacisz to frustracją i zmęczeniem.
3. Wyznacz terytorium służbowe
Przy tym samym biurku jesz śniadanie, pracujesz, robisz zakupy przez internet, rysujesz lub rozwiązujesz zadania z dziećmi? Jeśli tylko nie ogranicza Cię mała przestrzeń mieszkania, postaraj się znaleźć miejsce, które jest przeznaczone wyłącznie na pracę. Wyznacz służbowe terytorium, a tym samym postaw granice swojej pracy.
Jednym z największych zagrożeń pracy z domu jest tzw. praca pełzająca, którą wykonujesz non stop, a czas domowy i zawodowy zlewają się w jedno. Warto więc ustalić, że gdy siedzisz przy biurku – to czas przeznaczasz wyłącznie na pracę. To także sygnał dla Twojego otoczenia. Domownicy nauczą się, że gdy jesteś na terytorium pracy, nie należy Ci przeszkadzać. To także miejsce, w którym nie odbierasz prywatnych telefonów, nie jesz lunchu. Bądź konsekwentna. Przerwę obiadową spędzaj w innym miejscu mieszkania, a po skończonej pracy najlepiej wyłącz komputer. Jeśli nadal chcesz z niego korzystać do celów prywatnych – przenieś się na sofę. To higiena pracy, o której nie wolno Ci zapominać.
4. Wyłącz rozpraszacze
Domowe warunki stwarzają znacznie więcej okazji do odwrócenia wzroku znad monitora, niż ma to miejsce w biurowcu, gdzie cała przestrzeń zorganizowana jest tak, by sprzyjać pracy. Gdy w tle gra telewizor, w kuchni gotuje się zupa, a do drzwi dzwoni listonosz, nie będziesz w stanie wykonywać swojej pracy efektywnie. Świata i miasta nie wyłączysz, ale program śniadaniowy w telewizji i pikający komunikator na komórce już możesz. Zrób to.
5. Ustal zasady z domownikami
Największymi i najgłośniejszym rozpraszaczami bywają jednak nasi najbliżsi. Jak wyłączyć innych członków rodziny albo dziecko – myślisz pewnie. Wyłączyć się nie da, ale można umówić się na pewne zasady. Z podobnych korzystają dyrektorzy i menedżerowie, od których zawsze ktoś coś chce. Ustal z rodziną dwie godziny, które rezerwujesz na realizację swoich najważniejszych zadań. Umów się z nimi, że np. między 9.00 a 11.00 wykonujesz kluczowe zadania i w tym czasie nie ma Cię dla nikogo. Radykalne i biurokratyczne? Pomyśl, że to tylko dwie godziny, podczas których zrobisz zapewne więcej niż przez pół dnia pracy non stop czymś przerywanej. I dzięki takiemu rygorowi będziesz mieć realny wolny czas po pracy – dla bliskich w stu procentach.
6. Często używaj wideo
I o to samo poproś swoich współpracowników lub klientów. Spotkania online z wyłączoną kamerą są mniej efektywne. To jasne, że gdy Cię widać, bardziej się starasz, jesteś bardziej skupiona na rozmowie, aktywna i kreatywna. Dzisiaj kamera wideo jest nierzadko naszą jedyną formą „wyjścia z domu”. Zamiast więc myśleć ze skrępowaniem o tym, czy dobrze w niej wyglądasz, doceń, że forma rozmowy za pośrednictwem wideo mobilizuje Cię do ubrania koszuli i wytuszowania rzęs. Bez tych małych, ale ważnych gestów łatwo popaść w domowy marazm i stracić motywację do pracy.
7. Utrzymuj relacje z kolegami
Jednym z podstawowych problemów związanych z pracą zdalną jest osłabienie integralności zespołu. Na odległość kuleje nie tylko komunikacja między współpracownikami, ale także obniża się satysfakcja z pracy. Jeśli ludzie nie mają szans nawiązywać i podtrzymywać bliższych relacji z kolegami, towarzyska i socjalizująca rola miejsca pracy staje pod znakiem zapytania. Jeśli jesteś menedżerem – to od Ciebie zależy, czy pracownicy będą się znać i lubić. Ale nawet jeśli nie zarządzasz zespołem, masz szanse, by poprawić relacje z kolegami. Zaproponuj wspólną kawę codziennie o 8.30 przed ekranem komputera i ustal, że w trakcie takiego spotkania nie rozmawiacie o pracy. Miłe plotki z biurowej kuchni przenieście do sieci, tak samo jak przenieśliście tu wszystkie służbowe procesy. Od razu będzie się Wam lepiej pracowało, pomimo odległości.
Jak skutecznie pracować z domu – okiem ekspertki
O komentarz do artykułu poprosiłam Agnieszkę Cabaj.
Agnieszka Cabaj
Certyfikowany Coach ICC i Story Coach.Ekspertka od rozwoju talentów i transformacji dojrzałych karier. Pasjonatka dobrze napisanych karierowych opowieści. Specjalistka zarządzania zasobami ludzkimi.
W przestrzeni medialnej krąży wiele porad i badań, odnoszących się do zmian na rynku pracy, których doświadczamy od kilku miesięcy w związku z pandemią. Przeglądając je, możesz natrafić na te, które w tych zmianach widzą pozytywny krok w kierunku przyspieszenia i rozwoju organizacji i pracowników, oraz te, które wieszcza katastrofę, jeśli chodzi o stabilność zatrudnienia, budowanie wspólnej kultury organizacji, czy negatywne skutki psychologiczne.
Niezależnie od tego, jak Ty postrzegasz tę zmianę, na pewno nowy model pracy sprawia, że musisz się na nowo odnaleźć w sytuacji. Uświadomienie sobie, z czym się mierzysz, zaakceptowanie tego faktu, a następnie wypracowanie i zastosowanie własnych dobrych rozwiązań jest kluczem do skutecznej pracy w domu.
Zmiana, której doświadczasz, wiąże się z nabyciem nowych umiejętności, m.in. w zakresie work-life integration. Co to jest i czym różni się integracja między życiem zawodowym a prywatnym od równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, która do tej pory była mocno propagowana w środowisku pracy?
Praktyk integracji między życiem zawodowym a prywatnym
- elastycznie podchodzi do obowiązków zawodowych,
- tworzy w sposób umiejętny pewną synergię życia zawodowego i prywatnego, nie tracąc z pola widzenia ani celów zawodowych, ani prywatnych,
- potrafi w odpowiedni sposób poustawiać priorytety zawodowe i prywatne, osiągając wysoką skuteczność.
