fbpx

Miesiąc z uważną księgową

Być może przeczytałaś artykuł, w którym dzielę się z Tobą recenzją świetnej książki Getting Things Done i już wiesz jak gromadzić, analizować i porządkować rzeczy do zrobienia, tak by Twoja praca była zorganizowana i skuteczna. Wiedzieć jednak nie zawsze znaczy umieć zastosować w praktyce. Jeśli wdrożenie działań, ułatwiających pracę księgowej, sprawia Ci trudność, podzielę się z Tobą moimi sposobami na okiełznanie sytuacji wywołujących napięcia i silny stres. Pokażę Ci jak działa uważna księgowa.  

Każdy dzień jest tak samo ważny

Zwykło się przyjmować, że najważniejsze daty w pracy księgowej to okres między 15-25 dniem każdego miesiąca. Wręcz podświadomie te daty wywołują w Tobie lekką nerwowość. Tymczasem ja podjęłam decyzję, że każdy dzień w miesiącu będzie, tak samo ważny.
Jako samodzielna księgowa, obsługująca kilkadziesiąt firm, planuję każdy miesiąc. W każdym z czterech tygodni zapisuję daty i zadania główne. Zadanie główne to zwykle 4-godzinny blok, poświęcony tylko i wyłącznie jednemu klientowi. W zależności od wielkości firmy, dany klient w miesiącu otrzymuje odpowiednią ilość tych 4-godzinnych setów. Jeśli firma dostarcza dużą ilość dokumentów, ustalam z nią regułę dostarczania dokumentów raz w tygodniu w konkretny dzień.
Bardzo ważne – nie gódź się na dostarczanie dokumentów później niż do 5-ego dnia po zakończeniu miesiąca. A jeśli ustalenie tej reguły nie zależy od Ciebie, postaraj się uzgodnić to z przełożonym.

Uważna księgowa wybiera priorytety

Pierwszy blok czasowy – Klient

W moim przypadku najwięcej energii i wydajności mam do południa, a więc ustalam 4-godzinny blok na każdy dzień miesiąca, dla konkretnego klienta, na pierwsze godziny swojej pracy.

Przerwa – uważna księgowa i kawa

Po najdłuższym bloku czasowym, raczę się czarną kawą, rozkoszując jej zapachem i zakończonym zadaniem głównym. W tym miejscu pojawia się zwykle pół godziny na „zapiski na później”. To moja chwila zasilenia baterii na kolejną część dnia pracy. Czasem są to myśli, cytaty, jakieś inspirujące wypowiedzi koleżanek, czasem pomysły na wykonanie sprawniej jakichś czynności.

Drugi blok czasowy – zadania ważne

Potem, mam 2-godzinny blok ważnych zadań, które powtarzają się miesięcznie, ale nie dotyczą konkretnego tygodnia – wyjaśnienia dla urzędów skarbowych, przygotowanie raportów. Na początku miesiąca znajdują się tu także: weryfikacja i ewidencja dostarcznych dokumentów – wyciągi bankowe, raporty kasowe, listy płac (dane dotyczące wypłat), dokumenty wewnętrzne.

Ogarnianie korespondencji

Siódmą godzinę poświęcam zwykle na przeczytanie maili i wydrukowanie ich jeśli wymagają uwzględnienia w wyznaczonym przeze mnie bloku 4-godzinnym w kolejnych dniach. Na 95% z tych wiadomości nie  odpowiadam od razu. Znakomita większość maili to informacje, które w ogóle nie wymagają odpowiedzi.

Bufor czasowy i literatura fachowa

Ostatnią godzinę poświęcam na niespodziewane zdarzenia lub te czynności, które z innych powodów nie mogły być wykonane w dniach poprzednich (np. z powodu nagłej wizyty u lekarza lub u fryzjera ;). Przeglądam także kilka portali z fachowymi artykułami.  

Wyrozumiałe autoskanowanie

Jako uważna księgowa każdego dnia obserwuję co i jak wykonałam. Moja uważność skupiona jest przede wszystkim na nawykach, jakie codziennie praktykuję. Dobry nawyk (realizowanie planu) zawsze zwiększa moją wydajność i sprawia, że nawet gdy mam gorsze samopoczucie jego wykonywanie nie sprawia mi problemu.
Kalendarz zmieniam i uzupełniam, gdyż pamiętam, że plan i narzędzia do spokojnej, skutecznej pracy, mają mi pomagać a nie ograniczać. Plan sprawia, iż z góry wiem, że wszystko jest możliwe do wykonania, bez zbędnego stresu i napięcia. Czasem, gdy mam spadek motywacji lub zaobserwuję, że któregoś dnia szczególnie nie lubię (piątek!), wtedy właśnie reorganizuję kalendarz i w tym dniu więcej czasu poświęcam na czynności o niższym priorytecie a w inne dni powiększam główny blok z 4 do 5 godzin.
Nauczyłam się, że nie ma co siedzieć na siłę nad jakimś zadaniem lub projektem. Daję sobie przyzwolenie na zmiany, gdy nie mam siły pracować lub mam gorszy dzień. Wtedy na pierwszym planie pojawiają się sposoby na relaks, ale o tym opowiem Ci w kolejnym artykule.    

 

2 komentarze

  1. Ewa-Reply
    1 września 2020 at 08:33

    4-godzinne bloki klienckie – ciekawa praktyka. Ja pracuję odcinkami 3,5-godzinnymi, które oddzielam krótkimi, “higienicznymi” przerwami co 90 min. (podobno zbawienne dla wydajności mózgu). W sumie daje to około 200-minutowy blok, po których robię dłuższą przerwę. Na kawę i notatki 🙂

    • Finespresso-Reply
      1 września 2020 at 15:20

      Dziękuję bardzo za komentarz. Dobrze jest dostosować bloki czasowe do swojego kontekstu. Dla Ciebie czy dla mnie będzie to blok kilkudziesięciominutowy i dłuższy. Dla młodej mamy będzie to blok 15-minutowy. Przy tych dłuższych blokach, prócz kawy w przerwie, warto zrobić kilka ćwiczeń rozciągających. Podziękuje nam za to nasz kręgosłup 🙂

Zostaw komentarz

Nasza strona używa cookies. W Polityce Prywatności dowiesz się więcej o celu ich używania i zmianie ustawień w przeglądarce. Korzystając ze strony, wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Polityka Prywatności

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close