Księgowanie na morzach i oceanach

Ta historia zaczyna się w 1861 roku.
Pierwsza była Matylda. Statek.
Skromny początek a 160 lat później największa na świecie sieć morska.
Do klientów Finespresso właśnie dołączyła nowa firma – Wilhelmsen. Firma, która obsługuje ponad połowę światowej floty morskiej i wyznacza wzorce dla całego przemysłu morskiego. Jeśli w najdalszym zakątku świata, zobaczysz statek handlowy lub luksusowy cruiser, to na więcej niż 50% jest on obsługiwany przez firmę Wilhelmsen!
Dziś Ty możesz być Matyldą! Księgową, która wspiera procesy światowego handlu!
Jak wygląda praca w Wilhelmsen Business Service Center (WBSC)? Na moje pytanie odpowiedziały Panie
Agnieszka Tujaka – Finance Shared Service Manager, GBS FSS oraz
Sylwia Mikołajczyk– HR & OD Manager Poland & Baltics
SPRAWDŹ KOGO AKTUALNIE REKRUTUJE FIRMA WILHELMSEN!

Firma Wilhelmsen w liczbach

Finespresso: Pani Agnieszko, trzy słowa, którymi określiłaby Pani firmę Wilhelmsen Business Service Center.
Agnieszka Tujaka: To bardzo trudne jedynie w trzech słowach opisać nasza firmę, ale przyjmuje wyzwanie 🙂 : profesjonalizm, pasja oraz wspaniali ludzie. Natomiast ważną częścią naszego DNA są wartości jakimi się kierujemy, czyli szacunek i wspieranie siebie nawzajem.
Finespresso: Wspieranie siebie nawzajem – myślę, że to bardzo ważne dla tych, którzy rozważają pracę w WBSC. Świadomość, że nie zostaną pozostawieni sami sobie z nowymi obowiązkami. 

Wilhelmsen na świecie

Finespresso: Proszę mi powiedzieć coś więcej o firmie w liczbach. Bo wiem, że finansistów zainteresują liczby 🙂 .
Agnieszka Tujaka: Wilhelmsen na świecie istnieje od 160 lat, natomiast w Polsce od 27 lat. Centrala firmy Wilhelmsen znajduje się w Oslo w Norwegii. Zaś w Polsce mamy dwie lokalizacje – w Szczecinie siedziba główna, a w Gdańsku znajduje się nasz magazyn i Agencja Morska.
Na świecie jesteśmy w ponad 70 krajach, w ponad 2000 lokalizacji. Jako spółka jesteśmy w każdym większym porcie na całym świecie.
Centrum finansowe, Finance Shared Service (FSS), istnieje tylko i wyłącznie w Polsce w Szczecinie. Ciągle się rozwijamy i przenosimy na Pomorze procesy finansowe z całego świata.
Finespresso: 160 lat to piękna historia! Można czerpać garściami z takiego doświadczenia! A 2000 lokalizacji robi ogromne wrażenie! To cieszy, że Szczecin jest jedną z nich.

Wilhelmsen w Polsce

Finespresso: A dlaczego Szczecin?
Sylwia Mikołajczyk: 27 lat temu znajdował się tutaj największy na ówczesne czasy armator – Polska Żegluga Morska oraz Euroafrica i Stocznia Szczecińska. Wszystkie były klientami Wilhelmsena. Firma chciała świadczyć lepszy serwis i być bliżej klientów, stąd padła decyzja, by utworzyć siedzibę w Szczecinie. Naturalną konsekwencją było powstanie centrum finansowego właśnie tutaj. I tak od czerwca 2018 roku FSS stał się nowym członkiem rodziny WSBC.
Finespresso: To z pewnością była świetna informacja dla kilku tysięcy studentów Uniwersytetu Szczecińskiego!

Morze finansów czy może finanse?

Finespresso: To teraz wchodzę w buty kandydata, który rozważa pracę w Wilhelmsen. Kogo w firmie spotka nowy pracownik działu finansów?
Agnieszka Tujaka: Od ponad 3 lat mamy dojrzały dział AP (dział zobowiązań), który składa się z 17 osób. Obecnie obsługuje on 43 spółki w 26 krajach. Patrząc globalnie, procesujemy około 61% światowego volumenu faktur od dostawców zewnętrznych dla tej dywizji oraz odpowiadamy w 100% za księgowanie faktur produktowych w obrocie wewnętrznym.
Inne zadania księgowe to raportowanie na zamknięcie miesiąca/roku, czy też odpowiedzi na zapytania od użytkowników systemu IPA, który służy do elektronicznego obiegu faktur i jest głównym systemem do pracy w tym dziale.
Dodatkowo, wciąż dokonywane są tranzycje procesów kolejnych spółek do FSS AP.
Równie mocno pracownicy działu AP skupiają się nad usprawnieniami związanymi ze standaryzacją i automatyzacją procesów księgowych przy wykorzystaniu nowoczesnej technologii np. robotów.
Istnieje u nas również dział GL (dział księgi głównej) składający się z 7 osób. W dziale tym odpowiadamy w pełni za obsługę 6 spółek, trzech polskich, fińską, szwedzką i duńską, oraz mocno wspieramy spółkę angielską. W zeszłym roku zaczęliśmy również przenosić do GL aktywności intercompany (procesów międzyfirmowych) z centrali w Norwegii. W tym i przyszłym roku planujemy kolejne migracje, ale szczegółowych planów na chwilę obecną nie mogę zdradzić, więc bądźcie czujni!
Dział AR (dział należności) jest w trakcie tworzenia, gdyż dziś te aktywności są wykonywane w dziale GL. Wkrótce procesy AR zostaną wyodrębnione i dział ten będzie się rozwijał oddzielnie wraz z kolejnymi migracjami. Ale plany też są jeszcze top secret. Mogę tylko zapewnić, że nudno nie będzie 🙂
Finespresso: Słyszę, że to świetna wskazówka dla kandydatów! Obserwujcie działania WSBC, bo tu będą potrzebne umysły do pracy 🙂.

Księgowi na pokład!

Finespresso: Gdyby tak odpowiedzieć studentowi, co on właściwie będzie księgować?
Agnieszka Tujaka: Pracownicy AP księgują faktury kosztowe oraz produktowe na podstawie zamówień dla dywizji Marine Products (Produkty Morskie). Jest to nasza główna dywizja, która dostarcza produkty do pracy w najtrudniejszych warunkach morskich tj. smary, liny, chemię do czyszczenia statków i ładowni statkowych,  gazy techniczne i wiele, wiele innych…
Sylwia Mikołajczyk: Globalnie Wilhelmsen wspiera swoich klientów od momentu podjęcia decyzji o budowie statku do jego przejścia na emeryturę. Agenci Morscy codziennie wspierają armatorów w ich potrzebach, czy to przy wyjściu statku ze stoczni, czy przykładowo przy dostarczeniu na statek testów covidowych lub opieki medycznej.
Agenci dostarczają na statek również gotówkę – pewnie mało kto wie o tym, że marynarzom może być potrzebna gotówka. Kiedy wpływają do portów w różnych zakątkach świata i schodzą tam na ląd, to potrzebują “kieszonkowego” w lokalnej walucie.
Nasi Agenci, również spełniają bardzo nietypowe prośby, jak zakup wyjątkowych prezentów dla żon marynarzy, jeśli oni sami nie mogą zejść na ląd.
Mieliśmy też spektakularne akcje jak zamawianie na morze helikoptera, by zabrać marynarza, który potrzebował pilnej pomocy medycznej.
Za wszystkie usługi Agentów wystawiane są faktury, które ktoś musi zaksięgować.

Księgowi również jako pierwsi wiedzą o niespodziankach dla pracowników, na przykład księgując czekoladowe zające 🙂

Finespresso: Widzę, życie na statku jest bardzo interesujące! A księgowi w to życie mają pośredni wgląd.

Wilhelmsen rośnie, księgowi zacierają ręce!

Finespresso: Ilu firma Wilhelmsen ma obecnie pracowników? Ilu finansistów?
Sylwia Mikołajczyk: Na całym świecie zatrudniamy ponad 21 tysięcy pracowników, z czego blisko 150 osób pracuje w księgowości Wilhelmsen. Są to osoby z Singapuru, Melbourne, Tokyo, Shanghai, Kuala Lumpur, Busan, Lysaker, Rio de Janerio, Panama, Houston, Dubai, Instanbul, Mumbai, Bahrain, Alexandria…. W Polsce ogółem zatrudniamy  we wszystkich spółkach 180 osób.
W FSS  zatrudniamy dziś 27 osób, łącznie ze mną oraz osobami zajmującymi się koordynowaniem i zarządzaniem projektami.
Finespresso: Och, to coś czuję, że panuje u Was niemal rodzinna czy też start-up’owa atmosfera 🙂 . Na pewno wszyscy znacie swoje imiona. Ba, imiona partnerów, partnerek i dzieci 🙂 . Teraz też dociera do mnie jak może wyglądać wspomniane na początku wzajemne wsparcie.
Pani Agnieszko, wspomniała Pani, że na 27 pracownikach się nie skończy. Jakie są plany wzrostu centrum finansowego w Polsce?
Agnieszka Tujaka: Przewidujemy, że FSS zatrudni kilkadziesiąt osób w ciągu najbliższych 2-3 lat. Taki jest przynajmniej nasz ambitny plan, ale mam nadzieję, że nawet więcej 😉.
Finespresso: Drodzy kandydaci! Czas, żeby uzupełnić brakujące kompetencje i podrasować CV! 🙂 Trzymajcie rękę na pulsie!
No dobrze, kandydat zaakceptował ofertę pracy, wdrożył się i opanował procesy na swoim stanowisku. I co dalej? Jakie możliwości rozwoju ma księgowa lub księgowy?
Agnieszka Tujaka: W FSS cenimy sobie mocne strony każdego pracownika, jego chęć nauki i ciekawość. Mamy kilka opcji rozwoju.
  • Jedną z nich jest przejście jako księgowy/księgowa między działami AP, GL, Intercompany czy wkrótce AR. Daje to możliwości poznania księgowości z każdej perspektywy.
  • Innym, jest awansowanie na stanowisko specjalistyczne jako senior w danych działach lub jako Project Coordinator czy Financial Controller.
  • Zachęcamy również naszych pracowników do rozwoju na stanowiskach liderskich. W dziale AP mamy przykład pracownika, który rozpoczął pracę jako księgowy, potem został seniorem, aż do objęcia stanowiska Team Leadera.
  • Bardzo nam zależy na wewnętrznej rekrutacji i rozwoju naszych pracowników. Nasi pracownicy są brani pod uwagę w pierwszej kolejności przy rekrutacji, a dopiero później przyglądamy się zewnętrznym kandydatom.
  • Otwierane są również globalne stanowiska, gdzie każdy pracownik Wilhelmsena może wziąć udział w rekrutacji. Przykładem może być stanowisko Business Transformation Specialist, na którym współpracuje się z FSS w Szczecinie, ale raportowanie odbywa się bezpośrednio do centrali w Oslo. Są również inne globalne oferty pracy na całym świecie, niekoniecznie związane z finansami. Każdy pracownik może na nie aplikować i zależy to tylko od chęci, zainteresowań czy potrzeby zmiany. Mamy pracowników, którzy zaczynali karierę w Polsce, a obecnie pracują w Norwegii.
Finespresso: Możliwości jest faktycznie sporo. Biorąc pod uwagę ciągły rozwój firmy, migrację i usprawnianie procesów, nie można się nudzić. Ta różnorodność pomaga również uniknąć wypalenia zawodowego. Podoba mi się też możliwość rotacji z finansów do innych działów, również za granicę.

Proces rekrutacji

Finespresso: Pani Sylwio, jak wygląda rekrutacja w firmie Wilhelmsen?
Sylwia Mikołajczyk: Proces rekrutacyjny podzielony jest na kilka etapów:
  1. Screening CV dokonywany przez pracownika HR.
  2. Pierwszy etap to rozmowa telefoniczna z wybranymi kandydatami. Trwa około 15 minut i podczas niej poznajemy oczekiwania kandydata i jego predyspozycje.
  3. Wybrani kandydaci po rozmowie telefonicznej przedstawiani są managerowi działu, który decyduje, z kim chce się spotkać w kolejnym etapie.
  4. Drugi etap obecnie przeprowadzany jest na Teamsach. Na spotkaniu obecny jest manager działu. Prezentujemy kandydatowi firmę oraz zespół, do którego aplikuje. Następnie przeprowadzana jest standardowa rozmowa rekrutacyjna.
  5. W niektórych przypadkach kandydat otrzymuje do rozwiązania case study, testy osobowościowe lub zadanie do opracowania. O wszystkich etapach kandydat dowiaduje się podczas rozmowy z managerem.
  6. Po spotkaniach zapada decyzja o wyborze najlepszego kandydata i składana jest oferta pracy.
Finespresso: Na co szczególnie zwracają uwagę rekruterzy i managerowie działów?
Agnieszka Tujaka: Zwracamy oczywiście uwagę na doświadczenie i umiejętności niezbędne na konkretnym stanowisku pracy, ale również czy kandydat przejawia takie cechy charakteru jak pasja, zaangażowanie, ciekawość, chęć rozwoju, szacunek dla ludzi i chęć wspierania zespołu. Jest to dla nas bardzo ważne i właśnie z takimi ludźmi chcemy pracować.
Sylwia Mikołajczyk: Ważne jest dla nas, aby kandydat nie bał się pytać, mówił o swoich oczekiwaniach, był otwarty i gotowy do współpracy. Firma jest transparentna i fajnie, jeśli kandydat też taki jest.
Zdajemy sobie sprawę, że wszystkiego można się nauczyć i inwestujemy w naszych pracowników, ale nie da się nauczyć chęci do nauki i otwartości na nowe wyzwania. Dlatego ważne dla nas jest, by kandydat również pokazał, że jest odpowiedzialny za swoją karierę i chce się rozwijać.
Finespresso: Tak. Odpowiedzialność za własną karierę. Bardzo mi bliskie. Jako mentorka kariery tę odpowiedzialność podkreślam na każdym kroku. 

Zwykły niezwykły dzień pracy

Finespresso: Jak wygląda zwykły dzień w Wilhelmsen?
Agnieszka Tujaka: Poza podstawowymi obowiązkami księgowania, czyli do czego działy księgowe są oczywiście dedykowane, sporo czasu poświęcamy na usprawnienia i projekty związane ze standaryzacją, efektywnością procesu czy też jakością księgowań. Każdy pracownik ma przydzielone konkretne spółki i kładziemy duży nacisk na samoorganizację i ufamy pracownikom w tym jak podchodzą do swojej pracy i zadań. Szczególnie było to widoczne podczas pandemii, kiedy pracownicy pracowali zdalnie. Jestem z nich mega dumna, jak sobie poradzili.
Obecnie pracujemy hybrydowo i będąc w biurze, nie odmawiamy sobie wspólnych przerw na pogaduchy przy kawie czy obiedzie.
Finespresso: Pełne zaufanie. Za co jeszcze pracownicy cenią firmę?
Agnieszka Tujaka: Jest to na pewno atmosfera pracy oraz granie do jednej bramki. I pomimo że jesteśmy korporacją, to nadal chcemy mieć „rodzinną” atmosferę, bo przecież tak naprawdę spędzamy sporą część swojego życia właśnie w pracy, to czemu nie mieć z tego przyjemności i czuć się dobrze oraz komfortowo w miejscu pracy.
Inny aspekt to możliwość udziału w projektach i usprawnieniach, czy też przejściach do innych działów, co bardzo urozmaica pracę, daje szanse spróbowania czegoś innego oraz nowego i poszerza horyzonty.
Wiem również, że pracownicy cenią sobie bardzo regularne spotkania 1:1 z przełożonymi, na których można porozmawiać o bieżących tematach i swoim rozwoju, czyli czuć, że nie jest się trybikiem w maszynie a indywidualną istotną jednostką.
Utrzymywanie balansu życia zawodowego i prywatnego to kolejny punkt na liście. Chcemy, by każdy z pracowników wyrabiał się w swoich godzinach pracy, mógł chodzić na zasłużone urlopy, nie martwiąc się swoimi obowiązkami, ponieważ ma kolegów oraz dobrze opracowany system zastępstw. I musze przyznać, że funkcjonuje to niesamowicie dobrze.
Finespresso: Różne ścieżki rozwoju, rodzinna atmosfera, zaufanie, troska, dbałość o pracownika i poczucie, że jest się kimś wyjątkowym. Bez dwóch zdań, z takimi fundamentami nie straszne żadne trudne zadanie służbowe. 🙂  
Pani Agnieszko, Pani Sylwio, bardzo dziękuję za rozmowę przy wirtualnej kawie. Misją Finespresso jest łączyć kandydatów z Pracodawcami. I za pośrednictwem tego wywiadu chciałam od Pań powyciągać jak najwięcej “smaczków”, które dzieją się na co dzień w firmie. Żeby kandydat przez chwilę poczuł się tak, jakby był w środku Wilhelmsena, czyli na pełnym morzu zawodowych możliwości. 🙂
Jeszcze raz dziękuję za wywiad i życzę skutecznych rekrutacji!

Drogi kandydacie, droga kandydatko

Sprawdź kogo aktualnie rekrutuje firma Wilhelmsen. W artykule dostajesz bezpośrednio od pracodawcy kilka cennych rad! Dokładnie wiesz jakich cech i jakiej postawy poszukują managerowie i rekruterzy.
Zajrzyj do swojego CV – czy te cechy tam widać? Czy potrafisz je zaprezentować na rozmowie rekrutacyjnej?
Czy jesteś odpowiedzialna/y za swoją karierę i śmiało opowiesz o swoich oczekiwaniach i aspiracjach?
Ja jestem przekonana, że to będzie dobra rozmowa o pracę i szczęśliwa praca.
SPRAWDŹ KOGO AKTUALNIE REKRUTUJE FIRMA WILHELMSEN!
 

Leave A Comment

Nasza strona używa cookies. W Polityce Prywatności dowiesz się więcej o celu ich używania i zmianie ustawień w przeglądarce. Korzystając ze strony, wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Polityka Prywatności

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close