fbpx

Sztuka bezstresowej efektywności czyli Getting Things Done

Czy znasz magiczny sposób na to, aby perfekcyjnie zorganizować wszystkie swoje codzienne i niecodzienne obowiązki? Ja nie. Ale za to znam sposoby, jak poradzić sobie z nadmiarem rzeczy do wykonania i nie stracić przy tym głowy. A wszystko to dzięki książce Davida Allena Getting Things Done i jego metodzie organizacji pracy. I życia.

Twoje obowiązki ciągle się zmieniają

Podejrzewam, że nawet teraz zajmujesz się kilkoma sprawami jednocześnie. Chciałabyś, żeby każda była zakończona perfekcyjnie, ale wiesz, że nie wystarczy Ci czasu. W dzisiejszych czasach wiele z nas pracuje nad projektami, które trwają tygodnie. Do tego realizowane są w międzynarodowym gronie, więc często praca nad projektem trwa całą dobę! 
W centrach finansowych wprowadzana jest praca zmianowa, po to by zapewnić ciągłość komunikacji i jak najdłuższe wsparcie dla każdej strefy czasowej. Przez cały ten czas dostajesz maile z różnych stron świata, o sprawach ważnych (kolejne przekształcenie Twojej organizacji?!) i mniej ważnych (wymiana drukarki na drugim piętrze).  
Ostatnie miesiące pandemii pokazały również, że pracując z domu, zaciera się granica między strefą prywatną a zawodową. (Ja pracuję przy stole w jadalni!). 
Każdego dnia i niemal całą dobę jesteś wystawiona na ogromny strumień informacji. Jak poradzić sobie z tą ilością danych? Głowa zajęta przypominaniem sobie o obowiązkach, rzeczach do zrobienia, sprawach niedokończonych, zadaniach pilnych i marzeniach na potem – jak to wszystko zapamiętać? 
I tu z pomocą przychodzi David Allen i jego metoda Getting Things Done czyli dosłownie doprowadzenie roboty do końca!

Multitasking jest przereklamowany

Każdy z nas pełni w życiu wiele ról i z tymi rolami wiążą się nasze obowiązki. Według Allena nie da się, w tym samym czasie, wykonać szybko i skutecznie kilku zadań, które absorbują naszą uwagę. Nie da się efektywnie pisać maila w czasie, kiedy prowadzisz ważną rozmowę telefoniczną i, dodatkowo, podliczasz kwartalny bilans. Multizadaniowość była do niedawna bardzo modna. Ba, do dziś w wielu ogłoszeniach o pracę, podawana jest jako jedno z wymagań. Ale prawdziwie efektywnych ludzi, którzy pracują w ten sposób, jest naprawdę niewielu. 

Daj odpocząć swojemu mózgowi

Dobre planowanie pozwala regularnie czyścić umysł i usuwać z głowy myśli związane ze sprawami do zrobienia. Jeśli masz miejsce, w którym możesz odłożyć listę swoich obowiązków i wiesz, że zawsze znajdziesz tam te informacje, Twój mózg odpoczywa. Miejsce to pojęcie dość umowne – może to być folder na komputerze, notatnik, kartki post-it. Ważne, by spełniało swoje zadanie. 

Podstawowe elementy metody Getting Things Done

David Allen opisuje, jak kontrolować swoje życie poprzez pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami.

Kolekcjonowanie

Zbierz wszystkie niedokończone sprawy w jednym miejscu. Wszystkie rzeczy pilne i błahe, zarówno z życia zawodowego jak i prywatnego. Wszystkie powinnam, należałoby, mam zamiar, które ciągle angażują Twoją uwagę. Zgromadź te rzeczy gdzieś indziej, niż w swojej głowie. To może być szuflada na bieżące rachunki, notes na pomysły i nowe zadania, tablet/smartfon na szybkie notatki, dysk z plikami, zdjęciami. Nie zbieraj spraw w zbyt wielu miejscach, bo będzie Ci trudno je przeanalizować.

Analizowanie i porządkowanie

Przejrzyj po kolei to, co zgromadziłaś, zadając sobie pytanie Czy to wymaga działania? Jeśli nie, przeznaczasz sprawę do śmieci lub przenosisz do Kiedyś/Może lub do miejsca do wglądu w razie potrzeby Jeśli natomiast rzecz wymaga Twojego działania, oceniasz, czy zajmie to dwie minuty i robisz to od razu, a jeśli więcej, to delegujesz lub wpisujesz zadanie na listę do zrobienia i zastanawiasz się, jaki jest pierwszy krok realizacji tego zadania. Zadanie może okazać się Projektem, bo zajmie Ci co najmniej kilka tygodni lub Najbliższym Działaniem, bo załatwisz to jutrzejszą rozmową telefoniczną.

Przegląd

Najważniejszym elementem sukcesu na tym etapie jest tygodniowy przegląd Twoich zaplanowanych aktywności. Przeglądasz wcześniej określone Projekty, kalendarz, Najbliższe Działania, sprawy Oczekiwane (wcześniej delegowane) i listę Kiedyś/Może. Robiąc przegląd regularnie, chronisz swój mózg przed koniecznością pamiętania i przypominania Ci o tym 🙂

Realizacja

Kluczem do skuteczności jest dokonywanie właściwych wyborów rzeczy do zrobienia. Jeśli zgodnie z wcześniejszymi krokami zgromadziłaś, przeanalizowałaś, uporządkowałaś i przejrzałaś wszystkie swoje zobowiązania, to realizacja najważniejszych zadań będzie tego naturalną konsekwencją. Wszystkie te kroki brzmią tak, jakbyś musiała włożyć baaardzo dużo wysiłku, zanim w ogóle zaczniesz pracować. Tymczasem okazuje się, że dobre planowanie pozwoli Ci skupić się na priorytetach, a uzyskany czas przeznaczyć na twórcze działanie. 
Getting Things Done to prawdziwa księga inspiracji, związanych z zarządzaniem zadaniami. W artykule starałam się przybliżyć Ci główne założenia tej metody, natomiast gorąco zachęcam Cię do przeczytania całej książki, bo są w niej szczegółowo rozpisane kroki, które poprowadzą Cię do poznania i wdrożenia GTD. 
David Allen, Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności, Onepress (książka dostępna jest także jako ebook)
Zainteresował Cię opis książki? Sprawdź inne artykuły na temat inspirujących lektur:
Porozumienie bez przemocy Marshall B. Rosenberg – Jak rozmawiać z szefem?

12-tygodniowy rok. Osiągnij w 12 tygodni więcej niż inni w 12 miesięcy. Brian. P Moran, Michael Lennington – Szczęśliwego Nowego 12-tygodniowego Roku!!!

 

Zostaw komentarz

Nasza strona używa cookies. W Polityce Prywatności dowiesz się więcej o celu ich używania i zmianie ustawień w przeglądarce. Korzystając ze strony, wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Polityka Prywatności

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close